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Gestión de Despacho será revolución en juzgados

** Un cambio total en la custodia de expedientes, en la vigilancia de las audiencias y en la relación de los clientes con secretario único fedatario ** No habrá interrupción de los juicios penales que serán corridos para “no contaminar a los jurados”

Eloisa Ibarra

Los “feuditos” en que se han convertido algunos juzgados civiles y penales y la dependencia de los secretarios al juez, quien tiene facultad de nombrarlo y quitarlo, así como el clientelismo entre abogados y secretarios, podría disminuir con el Modelo de Despacho Judicial.
El Modelo de Gestión de Despacho se enmarca dentro del Proyecto de Fortalecimiento a la Gestión Judicial que desarrolla la Corte Suprema de Justicia, con la cooperación técnica financiera de la cooperación externa.
La puesta en marcha del proyecto piloto que después se ampliará a todos los juzgados de los departamentos con mayor carga, tiene entre sus objetivos agilizar la tramitación de los procesos y hacerlos más transparentes, según se desprende de las explicaciones de Celia Villanueva, Directora del Proyecto de Despacho Judicial.
Actualmente los jueces se encargan de escoger al personal de su juzgado, lo que crea una relación de dependencia del secretario, quien en algunos casos hasta realiza diligencias personales de su jefe.
A la vez, el secretario al tener el control sobre determinados expedientes, se siente hasta dueño o establece relaciones de clientelismo con algunos litigantes, especialmente en lo civil, a quienes les agilizan procesos, mientras a la contraparte se la retrasan, o bien esconden escritos para favorecer a una u otra parte, según quejas de los litigantes.
Tienen la llave
Además, las partes en los procesos no tienen acceso al expediente si el secretario no se encuentra en el despacho, o bien no pueden conocer cómo marcha el caso, si el juez se ausenta.
Todas estas situaciones podrían disminuir con la puesta en marcha del Proyecto de Despacho Judicial. Villanueva explicó que con este modelo los jueces se desligarán totalmente de la parte administrativa del despacho judicial, y se encargarán sólo de lo jurisdiccional, porque a veces existe un híbrido entre uno y otro.
Los abogados y usuarios de la justicia podrán acceder al sistema para conocer cómo está un caso, y podrán revisar el expediente siempre y cuando no se encuentre en alguna diligencia donde el juez.
Con el modelo estandarizarán los procesos para evitar perturbación del usuario, porque cada juez tramita los juicios a su manera, a falta de estandarización. Los autos y proveídos serán iguales en todos los juzgados.
Crearán una Oficina de Atención al Público, que además de contar con edecanes que orientarán al usuario le informará donde está su caso, o adónde ir para realizar la diligencia que desea. El usuario también tendrá acceso directo al sistema para saber cómo esta su caso.
Villanueva indicó que la Oficina de Gestión de Audiencia será encargada de la coordinación de las audiencias, por ahora enfocado a lo penal y después en lo civil.
Una vez que una causa se radique en determinado juzgado, el juez programará la audiencia y pasará el caso a la Oficina de Gestión de Audiencia, que se encargará de comunicar al juez cuándo se celebrará ésta.
Sólo un fedatario
Sólo habrá un secretario fedatario público en cada juzgado, después todos estarán en una Oficina de Secretarios que atenderán diligencias de todos los juzgados y de cualquier caso. Existirá una Oficina para lo civil y otra para lo penal.
Reconoció que actualmente, el secretario es dueño del expediente, si no está no pueden verlo las partes. Con esto también se acaba el binomio de juez-secretario, porque serán secretarios tramitadores. El juez ordena que se haga un proveído y pasa a la oficina donde cualquiera de los secretarios lo hará.
Explicó que la custodia del expediente será diferida, compartida por los secretarios de la Oficina, pero el sistema llevará una bitácora de lo que hace cada cual, para efectos de la responsabilidad.
Con el nuevo modelo, el contacto del abogado con los secretarios tramitadores será mínimo, porque éstos no conocerán de principio a fin un expediente, de esta forma se potenciará el tiempo y disminuirán los focos de corrupción que pueden existir, indicó Villanueva.
Además, ningún secretario se sentirá dueño de ningún expediente, porque conocerán de cualquiera. Una vez terminada la jornada laboral nadie quedará con expediente, porque pasará a otra oficina de custodia. En lo civil, la Oficina contará con entre 30 y 40 secretarios.
Juicios corridos
Según Villanueva, se trabajará en función de que las audiencias se programen para que el juicio termine y no quede pendiente para otro día, para una mayor transparencia, porque actualmente no se sabe con exactitud por qué se suspenden los juicios, pues no hay estadísticas. De esa forma se evitará que haya contaminación del jurado con las partes y los abogados.
La Oficina de Presentación del Procesado se encargará de llevar el control de los enjuiciados, ahora no se sabe si cumplen o no con eso. Además, el sistema sonará una alarma si tiene una orden de captura en otro juzgado.
El sistema permitirá que se conozca con mayor transparencia lo que hace cada juez, porque habrá una bitácora, y ello no significa, según Villanueva, que exista un sistema de espías electrónicos. Es importante porque habrá control de calidad por parte de la ciudadanía y se podrá comparar cuánto trabaja un juez en relación con otro.
Lo administrativo de Recursos Humanos lo atenderá el personal destinado para ello, y los jueces quedarán fuera de esa parte. Villanueva aclaró que no habrá despido de ningún empleado, sino que reubicaciones, porque el cambio será total.
Existirá una Oficina de Mensajería Interna que se encargará de llevar los expedientes de una a otra oficina o al despacho del juez.
Aseguró que en todo ese proceso garantizarán el acceso a la información de los medios de comunicación.
Para impulsar el proceso de cambio, la Corte Suprema de Justicia efectuó un estudio de alternativas de gestión de despacho de España, Chile, Costa Rica y República Dominicana, para tomar lo mejor de cada uno.