Ellas

Una aliada de la eficiencia

Lo esencial en la imagen de una secretaria es la presentación y la clave está en eliminar los excesos

Esta semana ELLAS rinde homenaje a las mujeres aliadas del trabajo conjunto, las que con su labor son el eje primordial para la óptima ejecución de grandes proyectos y precursoras de la eficiencia, y que este 26 de abril celebran su día.
Nos complace presentar algunos tips para la mujer que se encuentra tras las grandes ideas: la secretaria. Dicho término proviene del latín “secretarius” y de acuerdo con la Real Academia de la Lengua Española “se decía de la persona a quien se comunica algún secreto para que lo calle”.
Es a todas luces uno de los puestos de mayor responsabilidad y confianza en toda organización. Si bien es cierto la secretaria se encarga de escribir correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación, esta labor se ve también estrechamente vinculada a cualidades de calidez humana: discreción, responsabilidad, lealtad, orden y pulcritud, paciencia, diplomacia, iniciativa, tacto, tolerancia, cortesía, entre otras.
Entre sus más invaluables funciones debe conocer, en líneas generales, las características de la especialización profesional de su jefe, para colaborar con él, con cierto conocimiento de la materia.
Quienes optan a la profesión de secretaria deben tener conocimientos en técnicas de oficina, computación, taquigrafía (escritura a través de signos y abreviaturas), impecable dominio de su idioma o ser bilingüe, excelente ortografía y redacción.
Guapa, discreta y eficiente
Según Maxwell West, asesor de imagen y protocolo, lo esencial en la imagen de una secretaria es la presentación, y la clave está en eliminar los excesos. “Es adecuado un french en las uñas o simplemente esmalte transparente, además, el vestuario debe estar ligado a las circunstancias, si es una anfitriona o la secretaria de gerencia”.
El guardarropa de la oficina debe eliminar blusas a tiras y escotes muy pronunciados, especialmente si su puesto está ubicado directamente en contacto con el público, en estas circunstancias el cabello debe ir siempre recogido.
Otra de las formalidades es el maquillaje, éste debe contener básicamente labios humectados y un mínimo toque en los ojos, lo suficiente para definirlos.
West advierte que una buena secretaria debe hacer uso de las reglas de oro, frases como: “Buenos días”, “gracias”, “por favor”, aún cuando esté al teléfono la comunicación no verbal hará muestra de interés y buenos modales.
Actitudes que hablan de una eficiente y atenta secretaria es responder las solicitudes que son dirigidas a su jefe, devolver la llamada o bien a través de un correo electrónico; además, mantener el debido control de la agenda.
Comunicación con el jefe
Es básico tomar en cuenta la frase: “Tal como tratés serás tratado”, pues “ella debe ir adelante en sus responsabilidades, no se debe confundir la amistad con el compañerismo, el jefe puede hablarle de tú a tú siempre y cuando haya respeto, pero la secretaria debe dirigir su trato a un “usted”, nunca debe existir intimidad ni contacto físico.
Créditos.-
Modelo.- Gema Alvear Lara, Secretaria Juzgado Tercero Civil- Managua
Peinado y maquillaje.- Imara Guillén, Salón Capriccio, teléfono: 277-2660.
Locación.- Hotel Real Intercontinental Metrocentro